อีเมลคืออะไร และจะเขียนอย่างไรให้ถูกต้อง?
สวัสดีครับนักเรียนทุกคน ปัจจุบันการสื่อสารผ่านระบบดิจิทัลมีความสำคัญอย่างยิ่ง และหนึ่งในเครื่องมือที่ใช้งานกันอย่างแพร่หลายก็คือ อีเมล นั่นเองครับ แต่หลายคนอาจจะยังสับสนว่า อีเมลคืออะไร และมีวิธีการเขียนอย่างไรให้ถูกต้องเหมาะสม วันนี้ผมจะมาอธิบายให้กระจ่าง เพื่อให้นักเรียนทุกคนสามารถใช้งานได้อย่างมืออาชีพครับ
ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจคำศัพท์กันก่อนครับ คำว่า อีเมล เป็นคำที่มาจากคำว่า Electronic Mail ซึ่งเป็นระบบการส่งข้อความผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ต สำหรับคำว่า อีเมล์ ซึ่งมีการใช้กันอยู่บ่อยครั้งนั้น ถือว่าเป็นการสะกดที่ไม่ถูกต้องตามหลักเกณฑ์ของราชบัณฑิตยสภา คำที่ถูกต้องคือ อีเมล ซึ่งไม่มีไม้ทัณฑฆาตครับ
โครงสร้างและส่วนประกอบของอีเมล
การเขียนอีเมลที่ดีต้องมีโครงสร้างที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้รับสามารถเข้าใจเจตนาของเราได้อย่างรวดเร็ว โดยทั่วไปอีเมลจะประกอบด้วยส่วนสำคัญ ๆ ดังนี้ครับ
- ผู้รับ (To): คือช่องสำหรับระบุที่อยู่อีเมลของผู้รับที่เราต้องการส่งไปถึง
- สำเนา (Cc - Carbon Copy): ใช้สำหรับส่งสำเนาอีเมลให้ผู้อื่นได้รับทราบเรื่องราวร่วมกัน
- สำเนาลับ (Bcc - Blind Carbon Copy): ใช้สำหรับส่งสำเนาให้ผู้รับคนอื่น ๆ โดยที่ผู้รับหลักและผู้ที่อยู่ในช่อง Cc จะไม่ทราบว่าเราได้ส่งสำเนาไปให้ใครบ้าง
- หัวข้อเรื่อง (Subject): เป็นส่วนที่สำคัญมาก เพราะเป็นสิ่งแรกที่ผู้รับจะเห็น ควรเขียนให้กระชับ ชัดเจน และตรงประเด็นมากที่สุด
- เนื้อหา (Body): คือส่วนที่เป็นใจความหลักของอีเมล ควรจัดระเบียบให้ดี มีคำทักทาย, เนื้อหา, และคำลงท้ายที่เหมาะสม
- สิ่งที่แนบมาด้วย (Attachment): ใช้สำหรับแนบไฟล์เอกสาร หรือรูปภาพต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหา
วิธีเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับนักเรียน
เมื่อต้องส่งอีเมลหาคุณครู หรือหน่วยงานภายนอก การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญที่แสดงถึงความเคารพและความตั้งใจ ผมขอสรุปแนวทางการเขียนอีเมลที่ถูกต้องให้ดังนี้ครับ
- ชื่ออีเมลผู้ส่ง (Sender’s Name): ควรใช้ชื่อจริงที่เหมาะสม ไม่ควรใช้นามแฝงหรือชื่อเล่น เพื่อให้ผู้รับทราบว่าผู้ส่งคือใคร เช่น “kittipong.s@email.com”
- หัวข้อเรื่อง (Subject): ต้องชัดเจนและกระชับ ควรขึ้นต้นด้วยจุดประสงค์หลัก และตามด้วยชื่อ-นามสกุล และรหัสประจำตัวของนักเรียน เช่น
เรื่อง: ขออนุญาตลาป่วย - นายกิตติ สุขใจ (รหัสนักเรียน 12345) - คำขึ้นต้น (Salutation): เลือกใช้คำที่เหมาะสมและให้ความเคารพ เช่น “เรียน อาจารย์...” หรือ “กราบเรียน ผู้อำนวยการ...”
- เนื้อหา (Body): ควรแบ่งเป็น 3 ส่วนหลัก ๆ
- ย่อหน้าแรก: บอกจุดประสงค์ของการเขียนอย่างชัดเจน เช่น “ผมเขียนอีเมลฉบับนี้เพื่อขออนุญาตลาป่วยเนื่องจากอาการไม่สบายครับ”
- ย่อหน้ากลาง: ให้รายละเอียดเพิ่มเติมที่จำเป็น เช่น ระยะเวลาในการลา หรือข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง
- ย่อหน้าสุดท้าย: สรุปและแสดงความขอบคุณ เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาและขออภัยในความไม่สะดวกครับ”
- คำลงท้าย (Closing): ควรใช้คำที่เหมาะสม เช่น “ขอแสดงความนับถือ” หรือ “ด้วยความเคารพอย่างสูง” ตามด้วยชื่อ-นามสกุลจริง
นอกจากนี้ ควรตรวจทานอีเมลก่อนส่งทุกครั้ง ไม่ว่าจะเป็นคำผิด การสะกดคำ หรือการเว้นวรรค และหลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ เช่น การใช้ภาษาพูด หรืออีโมจิ เพียงเท่านี้ นักเรียนทุกคนก็สามารถเขียนอีเมลได้อย่างมืออาชีพแล้วครับ
